Akhirnya setiap kantor baik perusahaan swasta maupun kantor pemerintahan menyadari bahwa kebutuhan mesin fotocopy untuk mendukung kinerja karyawan menjadi semakin essensial. Ini tidak hanya akan berhubungan dengan peng-anggaran untuk pembelian perawatan dan pemeliharaan namun juga untuk sosialisasi para karyawan untuk menggunakan mesin ini dengan lebih baik sehingga lebih efektif dan efisien.
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengadaan mesin fotocopy untuk kantor tentu saja adalah mencari dealer yang tepat. Di pasar banyak sekali terdapat penawaran dalam berbagai merek dan tingkat harga, Anda perlu memeprhatikannya, namun layanan pasca pembelian dari dealer lebih penting. Pasalnya ini akan mengambil dana untuk biaya masa depan seperti service, pemeliharaan, perbaikan dan penggantian suku cadang. Tidak banyak dealer yang memebrikan layanan pasca penjualan dengan baik. Sebagian besar mereka hanya memberikan kertas garansi dan membiarkan Anda menunggu serta kehilangan waktu ketika mengalami kerusakan dalam masa garansi. Pastikan hal ini tidak akan menimpa kantor Anda,atau Anda telah menyiapkan tekhnisi khusus untuk semua alat-alat elektronik kantor.
Bagaimanapun jenis mesin yang Anda butuhkan akan sangat disarankan untuk meminta demontrasi atau uji coba oleh dealer di kantor Anda. Ini akan memberikan gambaran kepada Anda bagaimana mesin ini bekerja dan apakah akan memenuhi kebutuhan kantor secara keseluruhan atau tidak. Dalam melakukan demontrasi ini, Anda harus benar-benar jeli dan menyanyakan berbagai fungsi mesin serta cara penggunaan yang baik. Mungkin beberapa pertanyaan seputar penanganan gangguan-gangguan yang sering terjadi akan menjadi tambahan pengetahuan yang sangat berharga.
Lakukan review konsumen sebelum memilih merek ataupun specifikasi mesin fotocopy untuk kantor Anda. Beberapa trik dalam mengambil review konsumen yang tepat sasaran antara lain adalah :
- Review dilakukan bukan hanya pada satu merek namun dari beberapa merek dengan fungsi dan fitur yang hampir serupa.
- Pastikan menggunakan ulasan pelanggan dari model yang Anda incar. Seperti nomor model, perubahans eri, dan penambahan fitur terbaru.
- Beberapa review di internet akan memabntu namun sebaiknya Anda mengambil pendapat obyektif dan bukan subyektif pada satu merek tertentu.